در تجارت بینالملل، هماهنگی اسناد با کالای واقعی یکی از مهمترین بخشهای فرآیند است. نوع اسناد موردنیاز میتواند بر اساس کالا، کشور مبدأ، کشور مقصد، روش حمل و الزامات قانونی متفاوت باشد.
اسناد تجاری پایه
فاکتور تجاری و Packing List از اسناد مهمی هستند که اطلاعات فروش، تعداد، وزن، نوع بستهبندی و مشخصات کالا را ثبت میکنند. این اطلاعات باید با سایر اسناد پروژه سازگار باشند.
سند حمل
بسته به روش حمل ممکن است اسنادی مانند بارنامه دریایی یا هوایی مورد استفاده قرار گیرند. سند حمل علاوه بر اطلاعات طرفین، مشخصات محموله و شرایط حمل را نیز منعکس میکند.
طبقهبندی و شرح کالا
شرح تجاری باید دقیق و قابل تطبیق با کالا باشد. طبقهبندی کالا و الزامات مرتبط با آن موضوعی تخصصی است و نمیتوان یک قاعده ثابت را برای تمام کالاها به کار برد.
چرا بررسی قبل از حمل مهم است؟
اگر اطلاعات فاکتور، پکینگ لیست و سند حمل با یکدیگر ناسازگار باشند، احتمال نیاز به اصلاح اسناد یا توقف فرآیند بیشتر میشود. بررسی زودهنگام اطلاعات میتواند از بسیاری از دوبارهکاریها جلوگیری کند.
مقررات گمرکی و الزامات ورود یا خروج کالا ممکن است تغییر کنند و بر اساس نوع کالا و کشورها متفاوت باشند؛ برای هر محموله باید الزامات جاری همان پروژه بررسی شود.
